マニュアル作成のコツ｜上手い人がやっていることと、書き方の直し方【見本つき】

マニュアルを作ってと頼まれた。作り始めたものの、思ったより進まない。やっとできたのに、読んだ人から同じ質問が来る。

マニュアル作りでつまずく所は、だいたい決まっています。つまずく所が決まっているので、コツも決まっています。

この記事では、マニュアル作成のコツを「作る前」「書くとき」「仕上げ」「配ったあと」の4つの段階に分けて説明します。文章の書き方は、直す前と直したあとを並べて見せます。よくある失敗の直し方、かかる時間の見積もり方、何で作るかも入れました。

マニュアル作りが大変な理由

コツの前に、なぜ大変なのかを分けておきます。理由が分かると、どのコツが自分に効くのかが選べます。

知っている人ほど、書くことが見えない

その仕事に慣れた人は、手順を考えずにやっています。考えずにやっていることは、書き出そうとしても出てきません。「画面を下にスクロールする」「先に日付を確かめる」のような動作が抜けます。

書いた本人は抜けに気づけません。読み返しても、頭が勝手に補ってしまうからです。

手作業が多い

画面のあるマニュアルは、1ステップごとに「画面を撮る」「資料に貼る」「押す場所に印を付ける」「説明の文を書く」の4つをやります。ステップが20あれば、4つを20回くり返します。考える時間より、手を動かす時間のほうが長くなります。

終わりが見えない

どこまで細かく書くのか。例外はどこまで載せるのか。決めないまま始めると、書くほど足りない所が見つかります。完成の線が無いので、いつまでも出せません。

作っても読まれない

時間をかけて作ったのに、質問は口で来る。これが続くと、次のマニュアルを作る気がなくなります。読まれないのは中身より、置き場所と長さと古さが理由のことが多いです。

4つの理由に、それぞれ打つ手があります。

マニュアル作りが上手い人がやっていること

上手い人の特徴として、よく「伝える力がある」「物事を整理して考えられる」「仕事をよく知っている」の3つが挙げられます。どれも当たっています。ただ、能力として言われても真似ができません。

やっていることに置き換えると、真似できる形になります。

1. 読む人を1人に決めている

「全員に分かるように」では、書き方が決まりません。上手い人は、顔が浮かぶ1人を決めています。「来月入ってくる、パソコンは使えるがこのシステムははじめての人」のようにです。

1人に決めると、どこから書くか、どの言葉に説明が要るかが自動で決まります。伝える力の正体は、相手を決めていることです。

2. 仕事を「動作」まで分けている

「請求書を出す」は仕事の名前で、動作ではありません。上手い人は「請求ソフトを開く」「取引先を選ぶ」「金額を入力する」「発行するを押す」まで分けます。

分ける目安は、その1行を読んだ人が、迷わず手を動かせるかです。動かせないなら、まだ分けられます。整理して考える力は、ここで使われています。

3. 思い出して書かず、やりながら書いている

机で思い出しながら書くと、手順が抜けます。上手い人は、実際にその作業をやりながら、1つ動くたびに書き留めます。画面の操作なら、操作しながらスクリーンショットを撮ります。

仕事をよく知っている人ほど、ここを省きがちです。知っているから思い出せる、と考えてしまうからです。

4. 「なぜ」と「どこまで」を書いている

手順だけのマニュアルは、いつもと違うことが起きた瞬間に役に立たなくなります。上手い人は、理由と判断の基準を添えます。

• 理由：「締め日を過ぎると修正できないので、ここで金額を確かめます」
• 判断の基準：「10万円以上なら部長の承認が要ります。未満なら課長で足ります」

この2つは、ベテランの頭の中にしかない情報です。書き出す価値がいちばん高い所でもあります。

5. 出す前に、必ず人に試してもらっている

自分で読み返すのではなく、その作業をやったことがない人に、マニュアルだけを見てやってもらいます。手が止まった所を直します。

上手い人のマニュアルが分かりやすいのは、最初から上手く書いているからではありません。出す前に1回、直しているからです。

作る前のコツ

書き始める前に決めることがあります。ここを飛ばすと、書いている途中で何度も手が止まります。

目的を1文で書く

マニュアルを作る目的は、大きく4つに分けられます。

4つ全部を狙うと、何でも載った分厚い資料になります。いちばん困っていることを1つ選び、「経理に異動してきた人が、月末の請求を1人で出せるようにする」のように1文で書きます。

目的の文は、あとで迷ったときの物差しになります。「この説明は載せるか」と迷ったら、目的に要るかどうかで決められます。

読む人と、読む場面を決める

読む人は1人に決めます。あわせて、いつ読むのかも決めます。

• 研修で、最初から順に読む
• 作業の途中で、分からなくなった所だけ開く
• 現場で、スマートフォンで開く

作業の途中で開くなら、目次から1回で目的の所に行けることが大事になります。現場でスマートフォンで見るなら、横に長い表は使えません。

載せる範囲を決める

その仕事の作業を全部書き出し、3つに分けます。

• 必ず載せる：全員がやる作業、間違えると影響が大きい作業
• できれば載せる：一部の人がやる作業、たまにやる作業
• 載せない：ほとんど起きない例外、管理者しか触らない設定

最初の版は「必ず載せる」だけで作ります。例外まで載せようとすると終わりません。

どの仕事から作るか迷うときは、次の順で選びます。

1. 担当者が1人しかいない仕事
2. 月に1回、年に1回しかやらない仕事
3. 新人が最初に覚える仕事
4. 質問がよく来る仕事

毎日みんながやっている仕事は、後回しで構いません。体が覚えているからです。

期限と、1回に作る量を決める

「手が空いたら作る」では進みません。出す日を決めます。大きなマニュアルは、1本ずつに分けて、1本ごとに期限を付けます。

「請求業務マニュアルを月末までに」ではなく、「請求書を発行する手順を金曜までに」です。小さく区切ると、終わりが見えます。

見出しを先に並べる

本文を書く前に、見出しだけを並べます。並べたら、その仕事を知っている人に見せます。「この作業が抜けている」「順番が逆」は、この時点で直すのがいちばん安く済みます。

見出しは、読む人がやりたいことで探せる言葉にします。「申請管理」ではなく「有給休暇を申請する」です。

型を先に決める

文字の大きさ、見出しの段階、画像の幅、印の色。書きながら決めると、ページごとにばらばらになります。先に決めて、最後まで変えません。何人かで分担するなら、決めた型を全員に配ってから始めます。

型を自分で決めるのが面倒なら、Word・Excel・PowerPointのマニュアル用テンプレートを土台にすると早く済みます。見出しや余白の決め方は、見やすいマニュアルのレイアウトとデザインにまとめています。

あわせて読みたい マニュアル作成テンプレート｜Word・Excel・PowerPointの無料の型と記入例 マニュアル作成に使えるテンプレートを、Word・Excel・PowerPointの3つの形式で無料で配布します。表紙・目次・業務の概要・手順…

1枚のメモにまとめる

ここまでに決めたことを、1枚に書いておきます。記入例です。

このメモは、頼んできた上司にも見せます。「それなら例外の処理も入れてほしい」のような食い違いは、書く前に出しておきます。

作り方の全体の流れは、業務マニュアルの作り方で1ステップずつ説明しています。この記事では、ここから先、書き方のコツに絞ります。

書くときのコツ：文章の書き方を、直す前と直したあとで見る

マニュアルの文に、文章の上手さは要りません。要るのは、読んだ人が同じ動きをすることです。国の文書の書き方をまとめた文化審議会の「公用文作成の考え方」も、基本として「一文を短くする」「一文の論点は、一つにする」「三つ以上の情報を並べるときには、箇条書を利用する」を挙げています（公用文作成の考え方（建議））。マニュアルにもそのまま当てはまります。

ここからは、直す前と直したあとを並べます。例は、この記事のために作った架空のものです。

1文に動作は1つ

• 直す前：見積書を作成したら上長に確認を依頼し、承認されたらPDFにしてお客様にメールで送ります。
• 直したあと：
  1. 見積書を作る
  2. 上長に確認を頼む
  3. 承認されたら、見積書をPDFにする
  4. PDFをメールでお客様に送る

1文に動作が4つ入っていると、読む人は途中で作業に戻れなくなります。番号を振って分ければ、「いま3番」と戻る場所が分かります。

文は動詞で終える

• 直す前：ファイル名については、日付と取引先名を入れるようにしていただければと思います。
• 直したあと：ファイル名に、日付と取引先名を入れる。（例：20261013_山田商事_見積書.pdf）

丁寧な言い回しは、どこが指示なのかを隠します。マニュアルでは「入れる」「押す」「確かめる」で終えて構いません。です・ます調にするなら「入れます」で揃えます。混ぜないことが大事です。

誰が、いつ、何を、を省かない

日本語は主語を省いても通じます。マニュアルでは、省くと「それは自分がやるのか」が分からなくなります。5W1Hのうち、とくに抜けやすいのは「誰が」「いつ」「どこで」です。

• 直す前：請求書は月末までに確認して送付します。
• 直したあと：営業担当が、毎月25日までに請求書の金額を確かめる。経理担当が、月末の営業日に請求ソフトから送る。

1つの手順を5W1Hで書き出すと、抜けが見えます。記入例です。

全部のステップで6つを書く必要はありません。担当が替わる所、期限がある所、理由がないと省かれそうな所で使います。

あいまいな言葉を、数字と見本に替える

「必要に応じて」「適宜」「なるべく」が出てきたら、そこは書く人が判断を読む人に預けている所です。条件を書くか、見本を見せます。

判断の基準を書く

手順が分かれる所は、どちらに進むかの基準を書きます。

• 直す前：在庫が少なくなったら発注します。
• 直したあと：棚の箱が残り2箱になったら発注する。発注は1回に10箱。

基準が1つなら文で書けます。条件が2つ以上重なるなら、表にします。

「場合によります」と書きたくなる所ほど、表にする価値があります。

理由を1文添える

• 直す前：送信する前に、宛先をもう1度確かめる。
• 直したあと：送信する前に、宛先をもう1度確かめる。同じ名字の別の会社の方に送ってしまった例があるため。

理由があると、読む人はその手順を省きません。手順が現実に合わなくなったときも、理由から自分で考えられます。全部の手順に付けると長くなるので、「省かれやすい手順」と「間違えると影響が大きい手順」に付けます。

専門用語と社内の言葉に、説明を付ける

• 直す前：締め後の修正は、赤黒で処理します。
• 直したあと：締め（その月の入力を確定すること）のあとに修正するときは、赤黒（元の伝票を取り消す伝票と、正しい伝票の2枚を入れること）で処理する。

社内で毎日使っている言葉ほど、専門用語だと気づけません。読む人に決めた1人が知らない言葉は、最初に出てきた所で説明します。数が多ければ、巻末に用語の一覧を付けます。

同じものを別の言葉で呼ばないことも大事です。「お客様」「顧客」「取引先」「クライアント」が混ざると、読む人は別のものだと受け取ります。1つに決めます。

画面や現物に書いてある言葉を、そのまま使う

• 直す前：保存ボタンを押す。
• 直したあと：「登録する」をクリック。

ボタンに「登録する」と書いてあるのに「保存」と書くと、読む人は画面から「保存」を探します。機械なら、ボタンの表示や色をそのまま書きます。

順番どおりに書く

• 直す前：「発行する」を押す。なお、押す前に金額と宛名を必ず確かめること。
• 直したあと：
  1. 金額と宛名を確かめる
  2. 「発行する」を押す

「なお」「ただし」「その前に」が出てきたら、順番が逆になっています。読む人は上から順にやるので、「なお」を読むころには押し終わっています。

注意は、その手順の手前に書く

取り消せない操作、けがにつながる作業、データが消える操作。注意は巻末にまとめず、その手順のすぐ手前に置きます。

• 直す前：（巻末に）注意事項：削除したデータは元に戻せません。
• 直したあと：（手順5の前に）**注意：次の操作は取り消せません。**削除する前に、手順4で取った控えがあることを確かめる。

強調は、こういう所にだけ使います。あちこちを太字や赤にすると、本当に大事な所が埋もれます。

最初に全体像を、最後に「できた状態」を書く

手順の前に、全体の流れを3〜5行で見せます。

この手順では、(1) 先月の実績を画面に出し、(2) 看護職だけに絞り、(3) CSVにして保存します。かかる時間は3分ほどです。

読む人は、いま自分が全体のどこにいるのかが分かります。

最後には、できた状態を書きます。「ダウンロードのフォルダに、kadou_202609.csv ができていれば完了」のようにです。ゴールが書いてあれば、読む人は自分で合っているかを確かめられます。人に聞かずに済むマニュアルになります。

例で見せる

説明より、例が早く伝わります。

• 記入の例：「備考欄の書き方（例：10/15 山田様より電話。納期を10/20に変更）」
• 良い例と悪い例：写真を2枚並べ、どこが違うかを1行で書く
• ケースの例：「お客様から『届いていない』と言われたとき」のように、場面を題名にして対応を書く

過去に実際にあったトラブルやクレームは、いちばん役に立つ例です。個人や会社が分からない形にして、「こうなった」「原因はここ」「いまはこうしている」の3行で載せます。

仕上げのコツ

見た目を揃える

文字の大きさ、見出しの段階、画像の幅、印の色。作る前に決めた型どおりになっているかを、最初から最後まで通して見ます。途中で作り方を変えた所が、たいてい1〜2か所見つかります。

色は3色までにします。本文の黒、印や強調の色、注意の色です。

文より、図・写真・画面で見せる

位置、形、色、動きは、文より絵のほうが早く伝わります。「右上の歯車のマーク」と書くより、画面に印を付けて見せます。

• 画面の操作：スクリーンショットに、押す場所の印を1つ
• 物の扱い方：手元の写真。良い例と悪い例を並べる
• 流れや分かれ道：箱と矢印の図
• 条件の組み合わせ：表
• 動きそのものが大事な作業：短い動画

画像1枚に印は1つにします。2か所押すなら、画像を2枚に分けます。

WordやExcel、PowerPointには、開いているウィンドウを直接貼れる機能があります。「挿入」タブの「スクリーンショット」です（スクリーンショットまたは画面の領域を挿入する）。

探しやすくする

読む人は、マニュアルを最初から読みません。知りたい所を探します。

• 題名と見出しに、読む人が検索しそうな言葉を入れる（「有休」で探す人がいるなら、「有給休暇（有休）を申請する」）
• 目次を付ける。見出しを読むだけで中身が分かるようにする
• 場面ごと、用途ごとに分ける。1冊にまとめない
• ファイル名の付け方を揃える（「業務名_作業名_更新日」など）

確認用のチェックリストを付ける

手順が長い作業、抜けると困る作業には、最後にチェックリストを付けます。本文を読み終えた人が、2回目からはチェックリストだけで作業できるようになります。項目の立て方は、チェックリストの作り方に書きました。

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困ったときの行き先を書く

マニュアルに全部は書けません。書いていないことが起きたときに、誰に聞くかを書きます。人の名前だけだと異動で古くなるので、部署や共有の連絡先も書きます。「判断に迷ったら、作業を止めて経理課（内線000）に連絡する」のように、止めてよいことも書いておきます。

やったことがない人に試してもらう

仕上げでいちばん効くのがこれです。その作業をやったことがない人に、マニュアルだけを渡します。横で見て、口は出しません。

見るのは3つです。

• どこで手が止まったか
• どこで読み返したか
• 何を質問したそうにしたか

止まった所が、直す所です。試してくれる人がいないときは、1日置いてから、自分でマニュアルの文だけに従ってやってみます。書いていないことを1つでもやったら、そこが抜けです。

80点で出す

完璧になるまで出さないマニュアルは、いつまでも出ません。その間、現場はマニュアルなしで仕事をしています。試してもらって最後まで作業ができたなら、出します。足りない所は、質問が来たときに足します。

配ったあとのコツ

置き場所を1つにする

共有フォルダにも、チャットにも、メールの添付にもある。こうなると、どれが最新か分からなくなります。置き場所は1つに決め、ほかの場所からはそこへのリンクを貼ります。

置き場所は、その仕事をする場面から近い所にします。システムのマニュアルなら、ログイン画面の近くやブックマークです。現場で見るなら、スマートフォンで開けて読めるかを、実際に開いて確かめます。

見られる人の範囲も決めます。社外秘の手順やお客様の情報が入っているマニュアルを、誰でも開ける場所に置かないためです。個人情報は、そもそも画面や例に写さないのが安全です。

出したことを知らせ、使う場面を作る

置いただけでは、誰も気づきません。出したら知らせます。知らせたあとは、使う場面を作ります。

• 新人の研修で、口で教えずにマニュアルを渡してやってもらう
• 質問が来たら、口で答えずにマニュアルの場所を送る
• マニュアルに無い質問なら、答えたあとでマニュアルに足す

この3つを続けると、「分からなかったらまずマニュアル」が習慣になります。

直す人と、見直す日を決める

• 誰が直すか：人の名前ではなく、役割で決める（「請求の主担当」など）
• いつ見直すか：システムが変わったとき、担当が替わったとき、年度の変わり目
• 何を直したか：更新日と変えた所を、表紙か末尾に残す

直したら、変えた所を知らせます。「請求書の手順4が変わりました。送信の前に上長の確認が入ります」と1行で足ります。黙って直すと、古いやり方を覚えている人が気づけません。

現場の声を集める

マニュアルの間違いにいちばん早く気づくのは、使っている人です。気づいた人がすぐ言える道を用意します。マニュアルの末尾に「間違いや分かりにくい所は、ここに書いてください」と連絡先を載せるだけでも変わります。

よくある失敗と、その直し方

「細かすぎる」と「粗すぎる」は、どちらも読む人を決めていないことから起きます。新人向けに書いたマニュアルをベテランが読めば細かすぎ、その逆なら粗すぎます。1つのマニュアルで両方に合わせるのは難しいので、新人向けの本文と、慣れた人向けのチェックリストに分けます。

「更新されない」は、直すのが面倒なことが理由のことが多いです。画像を1枚差し替えるとレイアウトが崩れる。こういう作りだと、誰も触らなくなります。直しやすい形で作っておくことが、更新を続けるいちばんの近道です。

マニュアル作成にどれくらい時間がかかるか

「1本あたり何時間」という決まった数字はありません。作業の長さ、画面の数、読む人によって大きく変わるからです。代わりに、時間を左右するものと、自分で見積もる方法を書きます。

時間を左右する5つのこと

自分で見積もる方法

見積もりは、小さく作って計るのが確実です。

1. その作業のステップを数える（見出しを並べた時点で、おおよそ分かります）
2. 最初の3ステップを、本番と同じ作り方で作り、かかった時間を計る
3. 1ステップあたりの時間に、ステップの数を掛ける
4. 前後の時間を足す（作る前に決める時間、人に試してもらう時間、直す時間）

計算の例です。3ステップに12分かかったなら、1ステップ4分です。全部で20ステップなら、本文に80分。これに、作る前のメモ、試してもらう時間、直す時間を足します。

やってみると、時間の大半が「撮る・貼る・印を付ける・書く」のくり返しに使われていることが分かります。速くしたいなら、ここを減らすのがいちばん効きます。

マニュアルは何で作るか

道具を選ぶときに見るのは3つです。

• 直しやすいか：1か所を直すのに、全体を作り直さなくて済むか
• 読む場所で開けるか：現場でスマートフォンで読むなら、そこで読める形か
• 見せる範囲を決められるか：見せてよい人だけに見せられるか

生成AIに下書きを作らせる方法もあります。見出しの案を出す、箇条書きのメモを文に整える、言い回しを揃える、といった所で使えます。ただ、AIはあなたの職場の手順を知りません。手順そのものは、実際にやって確かめたものを渡します。出てきた文は、必ず作業と照らして読みます。

数が多い、専門性が高い、社内に時間がない。こういうときは、制作を外の会社に頼む手もあります。頼む場合でも、出したあとに直すのは社内の人です。直せる形で受け取ることを、最初に決めておきます。

画面の操作を説明するマニュアルの作り方は、操作マニュアルの作り方で、項目と目次の見本から説明しています。1つの作業を順番どおりに書く資料なら、手順書の作り方が合います。

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時間がかかる所を、道具に任せる

「撮る・貼る・印を付ける・書く」を道具に任せると、どうなるか。実際に作ったものを見せます。

ReQuill は、Chromeに追加して使う無料の拡張機能です。記録を始める、いつも通りに操作する、記録を止める。これでマニュアルができます。

経営ダッシュボードのサンプル画面（架空のデータ）で、「先月の職員別の稼働率を、看護職に絞ってCSVにする」操作を記録しました。やった操作は、タブを選ぶ、期間を選ぶ、職種を選ぶ、ボタンを押す、の4つです。

できたマニュアルのステップを、そのまま載せます。画像に手は加えていません。

この記事のコツと比べます。

書き方のコツのうち、形で決まるものは道具が揃えてくれます。

人が書く所は残る

自動でできるのは「どこを押すか」までです。この記事で書いたコツのうち、次のものは人が足します。足す場所は編集の画面です。下の画像は、別のマニュアル（Googleフォームで社内勉強会に申し込む）の編集の画面です。

• 理由と判断の基準：「なぜ先月なのか」「どの職種を選ぶのか」は、「補足を追加」に書きます
• 誰が、いつ：「毎月3営業日までに、管理者が」のような決まりも補足に書きます
• 要らないステップ：間違えて押した操作もステップになります。「削除」で消します
• 写ってはいけないもの：入力した文字や画面のデータは、そのままスクリーンショットに写ります。架空のデータで操作するか、「隠す」で範囲を選んで塗りつぶします
• 表紙：題名と概要はAIが下書きします。目的と読む人が伝わる文になっているかを見て、直します

手を動かす時間が減った分を、理由と判断の基準を書く時間に回せます。ベテランの頭の中にしかない情報は、道具には書けません。

記録できるのは、パソコンのChromeで開く画面だけです。デスクトップのアプリ、機械、紙の作業は記録できません。そういう作業は、写真や手書きの図と文で作ります。画面の操作が混ざる仕事なら、その部分だけをReQuillで作り、URLを本体のマニュアルに貼る使い方ができます。受け取った人は、登録なしで読めます。PDFにもできます。

マニュアル作成のコツ：チェックリスト

段階ごとに、ここまでのコツを並べます。

作る前

• 目的を1文で書いた
• 読む人を1人に決めた。読む場面も決めた
• 載せる範囲と、載せないものを決めた
• 出す日を決めた
• 見出しを並べ、その仕事を知っている人に見せた
• 文字・画像・印の型を決めた

書くとき

• 実際にやりながら書いた
• 1文に動作は1つ。番号を振った
• 文が動詞で終わっている
• 誰が、いつ、が書いてある
• 「早めに」「適宜」を、数字や条件に替えた
• 分かれ道に、判断の基準がある
• 省かれやすい手順に、理由がある
• 読む人が知らない言葉に、説明がある
• 注意が、その手順の手前にある
• 最初に全体の流れ、最後に「できた状態」がある

仕上げ

• 見た目が最初から最後まで揃っている
• 位置や形は、画面・写真・図で見せている
• 題名と見出しで、中身が探せる
• 困ったときの行き先が書いてある
• やったことがない人が、マニュアルだけで最後までできた

配ったあと

• 置き場所が1つになっている
• 出したことを知らせた
• 直す人と、見直す日が決まっている
• 更新日が書いてある

よくある質問

マニュアル作りが上手い人の特徴は？

読む人を1人に決めていること、仕事を動作まで分けていること、実際にやりながら書いていること、理由と判断の基準を書いていること、出す前に人に試してもらっていること。この5つです。文章の上手さではなく、作る手順の違いです。手順なので、真似できます。

マニュアル作りは大変ですか？

大変です。理由は4つあります。慣れた人ほど書くことが見えない。画像を撮って貼る手作業が多い。どこまで書くかが決まらず終わらない。作っても読まれない。範囲と期限を先に決め、手作業を道具に任せ、人に試してもらえば、かなり軽くなります。

マニュアルは何で作るのが良いですか？

文章が多いならWord、表やチェック表ならExcel、1ページ1ステップで見せるならPowerPoint、何人かで直すならGoogleドキュメントが向いています。画面の操作を説明するもので、ステップが多いか何本も作るなら、操作を記録して自動で作る道具が速くなります。どれを選ぶときも、あとで直しやすいかを先に見ます。

マニュアル作成にどれくらい時間がかかりますか？

決まった時間はありません。ステップの数、画像の作り方、書く人がその仕事を知っているか、例外の数、確認する人の数で変わります。見積もるには、最初の3ステップを本番と同じ作り方で作って時間を計り、ステップの数を掛けます。そこに、作る前に決める時間と、試して直す時間を足します。

マニュアルと手順書は何が違いますか？

マニュアルは、仕事の全体を扱います。目的、流れ、判断の基準、担当まで入ります。手順書は、その中の1つの作業を、はじめから終わりまで順番に書いたものです。現場では区別せずに呼ぶことも多いので、名前より、読んだ人がその仕事をできるかで考えれば足ります。

文章が苦手でも作れますか？

作れます。マニュアルの文は、短く、動詞で終わり、順番どおりであれば足ります。うまい言い回しは要りません。迷ったら、番号を振って1行に動作を1つずつ書きます。位置や形は、文で説明せずに画面や写真で見せます。

マニュアルはどこまで細かく書けばよいですか？

読む人に決めた1人が、迷わず手を動かせる細かさです。その人が知っていることは書かず、知らないことは省かずに書きます。決めきれないときは、粗めに書いて人に試してもらい、手が止まった所だけを細かくします。

作ったマニュアルが読まれません。どうすればよいですか？

置き場所、長さ、古さの3つを見ます。置き場所が分からないなら1つにまとめ、仕事の場面から開けるようにします。長いなら作業ごとに分けます。古いなら直して更新日を書きます。そのうえで、質問が来たら口で答えずにマニュアルの場所を送ります。